Sözleşmeyi ihale kararındaki şartlardan farklı imzalayabilir miyiz?

İkisi de ciddidir; çünkü ikisi de ihale sürecinin sonucunu sonradan değiştirme riski taşır.

1) Sözleşme, ihale kararının ve dokümanın dışına çıkamaz. İhale süreci; doküman → teklif → değerlendirme → komisyon kararı → onay şeklinde ilerler ve sözleşme bu zincirin son halkasıdır. İstekliler tekliflerini dokümandaki şartlara göre vermiştir; sözleşmede farklı hükümlere yer verilmesi, ihaleye katılmayan veya elenen istekliler bakımından eşitliğin ihlali anlamına gelir. Değişen her hüküm, aynı zamanda "bu şartla ihale yapılsaydı sonuç farklı olur muydu?" sorusunu doğurur.

Bu nedenle sözleşme metni; süre, bedel, ödeme koşulları, ceza hükümleri, teminat ve iş tanımı bakımından komisyon kararı ve doküman ile birebir olmalıdır. Sözleşme aşamasında fark edilen bir hata varsa, çözüm sözleşmeyi farklı yazmak değil, usulüne uygun bir düzeltme yolu izlemektir.

2) Hakediş raporlarında düzeltme usulü. Hakediş, mali bir belgedir ve üzerinde yapılacak düzeltmelerin izlenebilir olması gerekir: yanlış tutarın üzeri okunacak şekilde tek çizgiyle çizilir, doğrusu yazılır, düzeltmeyi yapan paraflar ve tarih atılır. Silinti, kazıntı, üzerine yazma veya daksil kullanımı kabul edilmez. Usulsüz düzeltme, tutar doğru olsa bile belgenin güvenilirliğini ortadan kaldırır ve ödemenin dayanağını tartışmalı hale getirir.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediyenin çöp toplama, nakli ve kent temizliği araç kiralama hizmet alım işi ihalesine ilişkin olarak üç husus birlikte tespit edilmiştir: fiyat dışı unsur hesabında düşük tutarlı iş kalemlerinin yüksek tutarlı iş kalemleriyle eş değer tutulması, ihale komisyonu kararında belirlenen şartlardan farklı hükümlerle sözleşme imzalanması ve hakediş raporlarında usulüne uygun olmayan düzeltmelerin bulunması. Sonuç bölümünde; fiyat dışı unsurlarla ihale edilen işlerde kalite ve teknik değer niteliği puanlamasının iş kalemleri açısından sağlıklı olarak belirlenmesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: sözleşme imzalanmadan önce karşılaştırmalı bir kontrol yapın, komisyon kararı, idari şartname ve sözleşme taslağını yan yana koyup süre, bedel, ceza, teminat ve iş tanımı satırlarını tek tek eşleştirin; bu kontrolü ihaleyi yürüten personel dışında biri yapsın. Hakediş raporlarında düzeltme gerektiğinde çizerek ve paraflayarak düzeltin; kapsamlı bir hata varsa raporu yeniden düzenleyin ve eskisini iptal ederek dosyada saklayın. Fiyat dışı unsur puanlamasında ise iş kalemlerini tutarlarıyla orantılı ağırlıklandırın; düşük tutarlı bir kalemi yüksek tutarlı bir kalemle eşdeğer saymak, puanlamayı işin gerçek ağırlığından koparıyor.