İmza beyannamesi hangi ihalelerde zorunlu?

Ayrım elektronik ihale olup olmadığına göre yapılır. Elektronik ihalelerde imza beyannamesi/sirküleri istenmez; diğer ihalelerde ise zorunludur.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler" başlıklı 38'inci maddesinde; ihalelere katılacak aday veya istekliler tarafından:

- Gerçek kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, noter tasdikli imza beyannamesinin,
- Tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin,

teklif kapsamında sunulmasının zorunlu olduğu düzenlenmiştir. Tüzel kişilerde ayrıca ortaklık yapısı ile temsil ve yönetime ilişkin bilgilerin, ticaret sicili kayıtları ve EKAP üzerinden teyit edilmesi öngörülmüştür.

Elektronik ihalelerde bu belgelerin istenmemesinin sebebi, teklifin zaten e-imza ile gönderilmesi ve temsil bilgilerinin EKAP üzerinden doğrulanabilmesidir. Bu nedenle e-ihalede yapılması gereken, belge istemek değil sorgulama yapıp çıktısını dosyaya koymaktır.

Değerlendirmede sık karşılaşılan tereddütler şunlardır: tek ortaklı limited şirketlerde ortaklık ve temsil ilanlarının tam ve anlaşılır olmaması; gerçek kişinin iş deneyim belgesini şahsi olarak mı yoksa ticaret unvanlı bir işletme adına mı sunduğunun belirsiz kalması. Bu tür durumlarda komisyonun yapması gereken, ticaret sicili kayıtlarından ve EKAP'tan teyit yoluna gitmektir.

Kamu İhale Kurulunun 17.01.2024 tarihli, 2024/UH.II-145 sayılı kararında; bir belediyenin eğitim hizmeti alımı ihalesinde tam olarak bu iddialar ileri sürülmüştür. Kurul; itirazen şikayet dilekçesinde ve ekinde ihale kayıt numarası belirtilerek yer verilen ihalelere ilişkin bilgileri incelemiş, ilgili isteklinin belgelerinin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ilgili hükmüne aykırı olmadığını ve başvuru sahibince iddiasına yönelik başkaca somut bir bilgi veya belgeye yer verilmediğini belirleyerek iddiaları yerinde görmemiştir.

Uygulama önerisi: ihale usulünüze göre iki ayrı belge kontrol listesi hazırlayın, elektronik ihale listesi ve diğerleri. E-ihalede noter tasdikli imza beyannamesi istemek, isteklilere gereksiz külfet yükler ve doküman itirazına konu olur. Tüzel kişilerde ortaklık ve temsil bilgilerini ihale tarihi itibarıyla sorgulayın, çıktıyı dosyaya koyun; sonradan değişen bilgiler için sözleşme öncesinde yeniden teyit alın. Gerçek kişi isteklilerin iş deneyim belgelerinde, belgenin kime ait olduğunu (şahıs mı, unvanlı işletme mi) belgenin kendisinden teyit edin. Bir iddiaya "somut bilgi ve belge" eklenmemişse, bunu değerlendirme kararınızda açıkça belirtin.