Şikayet dilekçesine hangi belgeleri eklemek zorundayız?

Şikayet ve itirazen şikayet dilekçelerinin ekinde, başvuru sahibinin ihale konusu alanda faaliyet gösterdiğini tevsik eden belgenin bulunması gerekir. Bu şart şekil şartıdır; eksikse başvuru esasa girilmeden reddedilir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 8'inci maddesinde başvuru dilekçesinde bulunması gereken bilgiler ve dilekçeye eklenecek belgeler sayılmıştır. Maddenin ilgili fıkrası uyarınca, başvuru sahibinin ihale konusu alanda faaliyet gösterdiğini ortaya koyan bir belgenin dilekçe ekinde sunulması aranır.

Burada iki noktanın altını çizmek gerekir:

1. Belgenin varlığı yetmez, içeriği aranır. Ekte bir belge bulunması, o belgenin ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğini tevsik ediyor olması koşuluna bağlıdır. Sadece bir internet adresi veya faaliyet alanını göstermeyen genel bir evrak yeterli sayılmayabilir.
2. Şart, elektronik başvuruda da geçerlidir. EKAP üzerinden e-imzayla yapılan e-şikayette de aynı ek aranır; elektronik ortam, şekil şartını hafifletmez.

Kamu İhale Kurulunun 25.01.2024 tarihli, 2024/UH.IV-148 sayılı kararında; bir büyükşehir belediyesinin atık taşıma hizmeti ihalesinde, ihale dokümanına yönelik olarak EKAP üzerinden e-imza kullanılarak idareye e-şikayette bulunan başvuru sahibi tarafından dilekçe ekinde sunulan belgede, ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğini tevsik eden bilgilerin yer almadığı görülmüş; şikayet başvurusunun Yönetmeliğin 8'inci maddesine uygun olmadığı belirlenerek başvurunun şekil yönünden reddine oy çokluğuyla karar verilmiştir.

Kararda yer alan karşı oyda ise; başvuru sahibinin sunduğu evrakta resmi internet adresinin verilmiş olmasının, başvuru sahibinin ihale konusu alanda faaliyet göstermediği sonucunu doğurmayacağı, buna göre başvurunun şekil yönünden mevzuata uygun olduğu ve esasın incelenerek karar verilmesi gerektiği savunulmuştur.

Uygulama önerisi: istekli tarafındaysanız, şikayet dilekçenizin ekine faaliyet alanınızı açıkça gösteren belgeleri koyun, ticaret sicili kaydı, oda faaliyet belgesi, vergi levhası veya faaliyet konusunu içeren ana sözleşme sayfası. Tek bir belgeye güvenmek yerine birden fazlasını ekleyin; maliyeti yok, riski büyük. Dilekçenizde ayrıca hangi ihaleye, hangi işleme ve hangi tarihe itiraz ettiğinizi eksiksiz yazın. İdare tarafındaysanız, şikayet başvurularını önce şekil yönünden değerlendirin ve eksiklik varsa kararınızda hangi şartın karşılanmadığını madde numarasıyla belirtin; gerekçesiz bir şekil reddi, süreci Kuruma taşındığında aleyhinize dönebiliyor.