Şirketimizin kiraladığı aracı belediyeye sözleşmesiz verebilir miyiz?

İki ayrı hata var: birincisi hukuki ilişkinin kurulmaması, ikincisi sözleşmedeki kilometre limitinin izlenmemesi. İkisi birleştiğinde ortaya, kimin kullanımından doğduğu belirsiz bir maliyet çıkıyor ve bunu şirket üstleniyor.

Birinci sorun, sözleşmesiz kullandırma. Belediye ile şirketi ayrı tüzel kişilerdir; şirketin bir varlığını belediyenin kullanımına bırakması, aralarında yazılı bir hukuki ilişki (kira, hizmet sözleşmesi, protokol) kurulmasını gerektirir. Bu ilişki kurulmadığında; aracın kim tarafından, hangi amaçla ve hangi süreyle kullanıldığı belirsiz kalır, maliyetin hangi bütçeye ait olduğu tespit edilemez ve doğan giderin sorumlusu gösterilemez.

İkinci sorun, kilometre limiti. Uzun süreli araç kiralama sözleşmelerinde aylık kira bedeli genellikle belirli bir kilometre sınırı karşılığında sabitlenir; sınır aşıldığında kilometre başına ilave bedel doğar. Bu, sözleşmenin en kolay gözden kaçan ama en pahalıya mal olan maddesidir. Aracın teslim aşamasına kadar hiç ölçülmezse, fatura toplu halde ve müzakere imkanı olmadan gelir.

Sayıştay'ın 2018 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediye şirketi tarafından kiralanıp herhangi bir sözleşme ilişkisi kurulmaksızın belediyenin tasarrufuna bırakılan bir aracın kullanımında, kiralama sözleşmesinde belirtilen kilometre sınırlarının aşıldığı ve fatura edilen limit aşım bedelinin şirket tarafından ödendiği tespit edilmiştir. Bulguya göre sözleşmede; aracın aylık kira bedelinin kiralama süresince sabit olduğu, ancak bu bedelin yıllık 20.000 km, iki yıl için toplam 40.000 km ile sınırlı olduğu ve bu sınırların üzerindeki kullanım için kilometre başına ilave ücret ödeneceği kararlaştırılmıştır. Aracın teslimi sırasında limit aşıldığı için KDV dahil önemli tutarda limit aşım bedeli faturalanmıştır. Bulguda ayrıca, aracın belediyede hangi amaçlarla ve kimler tarafından kullanıldığının belirlenemediğine dikkat çekilmiştir. İdare bulguya iştirak etmiş ve söz konusu araçlara ilişkin sözleşmelerin yenilenmediğini belirtmiştir.

Uygulama önerisi: şirket varlıklarının belediye veya başka bir kurum tarafından kullanılacağı her durumda yazılı bir protokol düzenleyin; protokolde kullanım amacı, süre, bedel ve kilometre/yakıt/hasar sorumluluğu açıkça yazılsın. Kiralık araçlarda sözleşmedeki kilometre limitini bir tabloda izleyin ve aylık kullanım ortalamasını limitle karşılaştırın; sapma büyüyorsa sözleşme süresi bitmeden ek kilometre paketi almak, teslimde toplu aşım bedeli ödemekten çoğu zaman ucuzdur. Her araç için görev emri ve araç kullanım defteri tutun; "kim, ne zaman, hangi görevle" sorusunun cevabı yoksa doğan maliyet kaçınılmaz olarak kamu zararı tartışmasına dönüşüyor.