Kesin teminat mektubunun süresi kesin kabulden önce dolarsa ne yapmalıyız?

Teminat mektubunun süresi kesin kabul tarihini kapsayacak şekilde olmalıdır. Süre dolduğunda idare fiilen teminatsız kalır; bu nedenle mektup, süre bitmeden yükleniciye yazılı olarak uzattırılmalıdır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun "Teminat mektupları" başlıklı 35'inci maddesinde teminat mektuplarının kapsam ve şekline ilişkin esaslar düzenlenmiş; kesin teminat mektuplarının süresinin, ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle idarece belirleneceği öngörülmüştür.

Bu sürenin neden kesin kabule kadar uzaması gerektiği, 4735 sayılı Kanunun teminatın iadesine ilişkin hükmünden anlaşılır: yapım işlerinde kesin teminatın yarısı geçici kabul tutanağının onaylanmasından sonra, kalanı ise ilişiksiz belgesinin getirilmesi ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından sonra iade edilir. Yani teminatın bir kısmı, tanımı gereği kesin kabule kadar idarede durmalıdır. Geçici kabul ile kesin kabul arasındaki dönem, teminat süresi olarak adlandırılan ve yüklenicinin kusurlarından sorumlu olduğu dönemdir; teminatsız geçirilemez.

Aynı bulgunun ikinci kısmı da uygulamada sık rastlanan bir eksikliğe işaret etmektedir: süre uzatımı kararında verilen sürenin açıkça belirtilmemesi. Ödenek yetersizliği, mücbir sebep veya idareden kaynaklanan gecikme nedeniyle süre uzatımı verilirken; kararda kaç gün uzatım verildiği, yeni bitiş tarihi ve buna göre revize iş programı açıkça gösterilmelidir. Süresi belirsiz bir uzatım, gecikme cezası uygulamasını, teminat sürelerini ve kabul takvimini tamamen belirsizleştirir.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; belediye tarafından ihale edilen ve kesin kabul işlemi henüz yapılmayan bir içme suyu, yağmur suyu ve kanalizasyon yapım işinde, yükleniciden alınan teminat mektubu süresinin, işin kesin kabulü yapılmadan dolduğu ve güncellenmediği; ayrıca ödenek yetersizliği gerekçesiyle yükleniciye verilen süre uzatımı kararında verilen sürenin açıkça belirtilmediği tespit edilmiştir. Sonuç bölümünde; teminat mektuplarının süresinin kesin kabul tarihlerinden önce bitmesini engelleyecek kontrol mekanizmalarının kurulması gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: tüm teminat mektuplarını, son geçerlilik tarihine göre sıralı tek bir tabloda izleyin ve bitiş tarihinden en az bir ay önce uyarı verecek bir hatırlatma kurun. Süre uzatımı verdiğiniz her işte, uzatım kararıyla aynı gün yükleniciye teminat mektubunun uzatılması için yazı yazın. Yüklenici uzatmıyorsa, sözleşme ve mevzuatın öngördüğü yaptırımları (nakde çevirme dahil) süresi içinde işletin, süre dolduktan sonra yapılacak bir şey kalmıyor. Süre uzatımı kararlarınızda ise şu üç bilgi mutlaka bulunsun: uzatım gerekçesi, verilen gün sayısı ve yeni bitiş tarihi.