Şirket yönetmeliğinde öngörülen onay alınmadan ödeme yapılır mı?

Şirketin kendi iç düzenlemesi de bağlayıcıdır. Yönetmelikte öngörülen onay alınmadan yapılan ödeme, dayanaksız hale gelir.

Belediye şirketlerinde personelin mali ve sosyal hakları, çoğunlukla yönetim kurulu kararıyla yürürlüğe konulan bir insan kaynakları yönetmeliği ve ekindeki "mali haklar ve tahsisler" tablosuyla düzenlenir. Bu düzenleme; hangi unvandaki personelin hangi haktan yararlanacağını ve bazı hallerde ek bir onay şartı aranıp aranmadığını gösterir.

İç düzenlemeler, mevzuat hiyerarşisinde kanun ve yönetmeliklerin altında yer alsa da şirket organlarını ve personelini bağlar. Bir ödemenin yönetim kurulu onayına bağlanmış olması, o onayın alınmasını ödemenin geçerlilik şartı haline getirir. Onay alınmadan yapılan ödeme; hem iç düzenlemeye aykırıdır hem de yetki unsuru yönünden sakattır.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediye şirketinde danışman kadrosunda bulunan üç kişiye özel sağlık sigortası yaptırıldığı ancak bu ödemelere ilişkin yönetim kurulu onayının bulunmadığı tespit edilmiştir. İncelemede; şirketin yönetim kurulu kararıyla yürürlüğe giren insan kaynakları yönetmeliğinin özel sağlık sigortasına ilişkin maddesinde, "mali haklar ve tahsisler" tablosunda belirtilen unvanlarda görev yapan personelin kendisi ve ailesinin bu haktan yararlanabileceği; söz konusu tabloda ise danışman kadrosunda bulunanların özel sağlık sigortasından yararlanabilmesi için yönetim kurulu onayı gerektiği belirlenmiştir. Sonuç olarak; danışman kadrosunda bulunan kişilerin bu haktan yararlanabilmesi için yönetim kurulu onayının bulunması gerektiği ifade edilmiştir.

Uygulama önerisi: insan kaynakları yönetmeliğinizdeki onaya bağlı ödemelerin listesini çıkarıp bordro ve satın alma birimine verin; bu kalemlerde onay belgesi olmadan işlem yapılmasın. Onayları kişi ve dönem bazında dosyalayın. Uygulamada yönetmeliğe aykırı bir alışkanlık yerleşmişse iki seçenek vardır: uygulamayı yönetmeliğe uydurmak ya da yönetmeliği usulüne uygun biçimde değiştirmek. Fiili durumu belgesiz sürdürmek üçüncü bir seçenek değildir.