İhaleden sonra geçici teminat mektuplarını nerede tutmalıyız?

Doğru değil. Teminat mektubu bir belge değil, muhasebeleştirilmesi gereken bir garantidir; ihale biriminin dosyasında durması onu kayıt dışı bırakır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na göre gerçekleştirilen ihalelere ilişkin tip idari şartnamelerin "Geçici Teminatın İadesi" başlıklı maddelerinde; ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektuplarının ihaleden sonra saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine teslim edileceği, diğer isteklilere ait teminatların ise hemen iade edileceği hükme bağlanmıştır.

Muhasebe tarafında ise Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 434'üncü maddesi, 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabının niteliğini belirler: bu hesap, muhasebe birimlerine teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi ve garantiye ilişkin belgelerin ve bunlardan ilgililerine geri verilenler veya paraya çevrilenlerin izlenmesi için kullanılır.

İki hüküm birlikte şu zinciri kurar: mektup muhasebe birimine gönderilir, muhasebe onu 910 hesaba kaydeder, iade veya paraya çevirme de aynı hesap üzerinden izlenir. Zincirin ilk halkası kopunca hiçbir mektubun akıbeti izlenemez.

Sayıştay'ın 2022 yılı denetim raporlarından birinde, ihaleler kapsamında alınan geçici teminat mektuplarının ihaleden sonra muhasebe birimine teslim edilmediği tespit edilmiş; sonuç olarak ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait mektupların muhasebe birimine gönderilmesi ve bu birimce ilgili muhasebe hesaplarına kaydedilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Pratik risk şudur: kayıtta olmayan mektubun süresi dolduğunda kimse fark etmez, geçersiz mektupla çalışılır ve gerektiğinde nakde çevrilemez. Kayıt bir formalite değil, teminatın gerçekten teminat olarak kalmasını sağlayan mekanizmadır.