Ambardaki fiili stokla kayıtlar tutmuyor, tüketim malzemesi çıkışını nasıl yapmalıyız?

Sorunun kaynağı sayım değil, çıkış usulüdür. Belge olmadan yapılan her çıkış, kayıt ile fiili durum arasındaki farkı büyütür.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nde tüketim malzemesi; belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen ya da tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) bölümü 150 hesap detayında yer alan malzeme olarak tanımlanmıştır.

Çıkış usulü ise nettir: tüketim malzemeleri, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedilir. Yönetmelik, "Taşınır İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamaz" diyerek bu konuda takdir alanı bırakmamıştır. Ayrıca çıkış kayıtlarının, ambara girişlerdeki öncelik sırası dikkate alınarak "ilk giren-ilk çıkar" esasına göre ve giriş bedelleri üzerinden yapılması zorunludur. Kamu idarelerinin kendi imkanlarıyla üretecekleri dayanıklı taşınırların üretiminde kullanılan malzemeler için de aynı kural geçerlidir.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde, bir belediyede tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinin usulüne uygun yapılmadığı ve kayıtlı tutarlar ile ambardaki fiili stoklar arasında fark bulunduğu tespit edilmiş, sonuç olarak tüketim malzemeleri için mevzuata uygun kayıt yapılması gerektiği belirtilmiştir.

Önerim: sözlü talebi tümüyle kaldırın, her çıkış için önce Taşınır İstek Belgesi alın, fişi çıkış anında düzenleyin. Maliyetlendirmeyi ilk giren-ilk çıkar sırasına göre yapacak şekilde ayarlayın; farkın büyük kısmı çoğu zaman bu bedel farkından doğar. Mevcut farkı ise silerek değil, sayım kurulu tutanağı ve gerekçesiyle belgeleyerek kapatın.