Belediye şirketinin belediyeden alacağı nasıl takip edilmeli?

Mutabakatsız cari hesaplar, hem mali tabloların doğruluğunu bozar hem de denetimde ciddi bulgu oluşturur.

Belediye ile şirketi arasındaki alacak-borç ilişkisi, iki ayrı tüzel kişilik arasındaki ticari ilişkidir ve her iki tarafın kayıtlarında karşılıklı olarak izlenmelidir. Belediyenin şirkete borcu, muhasebede ilgili yabancı kaynak hesabında; şirketin belediyeye borcu ise alacak hesabında görünmelidir.

Mutabakat çalışması şu adımlarla yapılır: her iki tarafın kayıtlarından dönem başı bakiye, dönem içi hareketler ve dönem sonu bakiye çıkarılır; farklar kalem kalem karşılaştırılır; farkın sebebi (kayda alınmamış fatura, zamanlama farkı, hatalı kayıt, iade ve kesintiler) tespit edilir ve düzeltme kayıtları yapılır.

En sık rastlanan fark sebepleri: hakediş kesintilerinin (gecikme cezası, SGK, vergi) bir tarafta kayda alınmaması, avans niteliğindeki ödemelerin mahsup edilmemesi ve iptal edilen faturaların takip edilmemesidir.

Mutabakatın en az yılda bir, tercihen çeyrek dönemlerde yapılması ve tutanağa bağlanması gerekir.

Mutabakat tutanağı, hem Sayıştay denetiminde hem de şirketin bağımsız denetiminde ilk istenen belgelerdendir. Bu çalışmayı ertelemeden başlatmanızı öneririm; her geçen dönem fark büyümektedir.