Garantili parçanın garantisini takip etmezsek ne kaybederiz?

Yeterli değil, çünkü kaliteyi tanımlamak ile o kalitenin getirdiği garanti hakkını fiilen kullanmak iki ayrı şeydir; garanti süresi takip edilmezse, idarenin bedelsiz hakkı olan bir değişim, sessizce ücretli bir işleme dönüşebilir: 2024 denetiminde aynen, 'İdare tarafından araç bakım onarım ihaleleri kapsamında yapılan hizmet alımlarında değiştirilen yedek parça ve sıvılara ilişkin garantili parçaların ve garanti sürelerinin takibinin yapılmadığı ve bu bilgilerin ihale dokümanlarında yer almadığı görülmüştür.' Teknik şartnamenizin kendisi aslında güçlü bir zemin kurmuş: kullanılacak parçalar 'araç orijinali veya araç üreticisinin onayladığı yedek parçalar... veya ISO/TS 16949:2002 üretim belgesine sahip kuruluşların ürünleri' olmalı ve 'kronik arızalarda... İdare kullanılan malzemelerin... değişimini talep edebilir. Bu değişimleri Yüklenici BEDELSİZ yerine getirmek zorundadır.' Yani parçanın garantisi, idareye parasız bir değişim hakkı vermektedir, ama bu hakkı kullanabilmeniz için hangi parçanın ne zaman takıldığını ve garantisinin ne zaman biteceğini bilmeniz gerekir; bu bilgi bir yerde kayıtlı değilse, hak fiilen kullanılamaz hale gelir. Sorunun asıl büyümesi, ihale devrinde ortaya çıkar: denetim, idarenin savunmasını aktarır, 'araçların bir sonraki ihale dönemine aktarım şartlarının var olduğu... söz konusu durumda ihaleleri AYNI YÜKLENİCİLERİN alması durumunda garantili parçaların avantajlarından faydalanabilecek, ANCAK YENİ YÜKLENİCİLER yedek parçaların garantisi bulunmasına rağmen arıza vermesi durumunda ilgili parçaları değiştirmek zorunda kalacaktır.', yani ihaleyi kazanan yeni firma, önceki firmanın taktığı hala garantili bir parça arızalanırsa, bu garantiden habersiz olduğu için kendi cebinden (ya da idare üzerinden) değiştirmek zorunda kalabilir; garanti hakkı kayıtlı olmadığı için fiilen buharlaşır.

Analiz: (1) 'Kalite şartını yazdık, yeterli' savunması; şartname yazmakla o şartın getirdiği hakkı işletmeyi karıştırır: teknik şartnamede yüksek kalite standardı ve garanti hükmü bulunması, bu garantinin otomatik olarak işleyeceği anlamına gelmez, bir garanti hakkı, ancak kim, ne zaman, hangi parçayı taktı bilgisi kayıt altına alınırsa talep edilebilir hale gelir; kayıt yoksa, garanti kağıt üzerinde var, uygulamada yok demektir (asansor-periyodik-kontrol-veri-tabani ve garantili-parca-takibi dosylarının 'yazılı hak, kayıtsız hak değildir' sürümü: bir hakkın sözleşmede yazılı olması, o hakkın fiilen kullanılabilir olduğu anlamına gelmez). (2) İdarenin 'mevcut şartlar yeterli' savunması, sadece AYNI yüklenicinin devam ettiği senaryoyu varsayar: idare, yüzbinlerce işlemin olduğu ve yedek parça garantilerinin '18 aylık ihale süresinde birkaç kez dolup yenilendiğini' söyleyerek mevcut düzenlemenin yeterli olduğunu savunmuştur, ama bu savunma, ihaleyi hep aynı firmanın kazanacağı varsayımına dayanır; rekabetin doğası gereği bu her zaman böyle olmaz, ve yeni bir yüklenici geldiğinde, devraldığı araçlardaki garantili parçaların bilgisi kendisine aktarılmazsa, idare önceki yüklenicinin sağladığı garantiden feragat etmiş gibi bir sonuçla karşılaşır. (3) Bu eksiklik, doğrudan yaklaşık maliyeti de etkiler: denetim bunu özellikle vurgular, 'garantili parçaların takibinin yapılması ve yenilenen ihalelerden önce teknik şartnamelere eklenmesi MALİYET DÜŞÜRÜCÜ bir unsurdur... bu durumun göz önünde bulundurulması daha gerçekçi yaklaşık maliyetler oluşturulmasına ve ihalelerin daha makul fiyatlara gerçekleştirilmesine etki edecektir.', yani garanti takibi sadece bir 'kayıt düzeni' meselesi değil, doğrudan ihale maliyetini etkileyen bir veridir. (4) Düzeltme; her değişen parça/sıvı için garanti başlangıç-bitiş tarihini kayıt altına almak, bu kaydı ihale devri sırasında yeni yükleniciye aktarmak ve yaklaşık maliyet hesaplamasında bu bilgiyi kullanmaktır.

Yapılacaklar: (1) Değiştirilen her garantili parça/sıvı için araç bazında garanti başlangıç-bitiş kaydı tutulmaya başlansın. (2) İhale devri sırasında bu kayıtlar yeni yükleniciye ve idareye resmi olarak aktarılsın. (3) Teknik şartnamelere, mevcut garantili parça envanterinin nasıl devredileceğine ilişkin bir madde eklensin. (4) Yaklaşık maliyet hesaplamasında, devam eden garanti kapsamındaki parçaların maliyet düşürücü etkisi dikkate alınsın.

Uygulama önerisi: bakım onarım hizmetlerinizde tek soruluk kontrol uygulayın: 'ihale el değiştirse, bu garantili parçanın bilgisi yeni yükleniciye ulaşır mı?' Ulaşmıyorsa, garanti hakkı fiilen kayboluyor demektir; ve denetçinin ölçüsü nettir: bir garanti şartının sözleşmede yazılı olması, o garantinin takip edilip kullanıldığı anlamına gelmez.