Nakit teminatı kaydediyoruz, mektup teminatını neden ayrıca kaydetmemiz gerekiyor?

Çünkü teminat mektubu, kasanıza girmese de idarenizin elinde bir hak ve sorumluluk olarak durur, ve muhasebe, yalnızca nakit hareketlerini değil, elinizdeki tüm ekonomik değerleri izlemekle yükümlüdür: 2021 denetiminde aynen, 'Belediye tarafından ihale mevzuatı kapsamında isteklilerden alınan GEÇİCİ TEMİNAT MEKTUPLARININ muhasebe kayıtlarının YAPILMADIĞI', ihale dosyalarının incelenmesinde ise 'sadece NAKDEN alınan geçici ve kesin teminatlar ile kesin teminat mektuplarının' kayda alındığı, geçici teminat mektuplarının bu kaydın dışında bırakıldığı tespit edilmiştir. Kural 5018 sayılı Kanun m.50'de nettir, bir ekonomik değer 'yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda' muhasebeleştirilir: bir teminat mektubunun idarenize teslim edilmesi, tam olarak bu 'el değiştirme' anıdır, nakit olsun mektup olsun, teminat idarenizin elinde bir güvence haline gelmiştir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği m.435 ise mekanizmayı somutlaştırır: 910-Alınan Teminat Mektupları Hesabı'na ilişkin işlemler, muhasebe birimleri, teminat olarak teslim edilen belgeler karşılığında ilgilisine alındı belgesi verir; teminat geri verildiğinde veya paraya çevrildiğinde muhasebe işlem fişiyle hesaplardan çıkarılır; ve en kritik nokta, 'teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz bekletilmesini önlemek için... muhasebe birimince TAKİP EDİLECEĞİ ve her mali YILSONUNDA... KONTROL İŞLEMLERİNİN YAPILACAĞI' öngörülür.

Analiz: (1) 'Nakit girmedi, kaydımıza gerek yok' varsayımı; muhasebenin amacını kasa defteriyle karıştırır: muhasebe yalnızca 'ne kadar param var' sorusuna değil, 'elimde hangi hak ve yükümlülükler var' sorusuna da cevap verir, bir teminat mektubu, bankanın idareye karşı ödeme taahhüdüdür; bu taahhüt kayıtlı değilse, idare kaç mektup elinde tuttuğunu, hangisinin süresi dolduğunu, hangisinin iade edilmesi gerektiğini hiçbir zaman merkezi bir kayıttan göremez (kesin-teminat-güncelleme ve güvence-bedeli-elektrik dosylarının 'nakit olmayan varlık' sürümü: kasaya girmeyen bir değer, hala bir değerdir ve izlenmesi gerekir). (2) 910 hesabının 'nazım hesap' niteliği; tam bu görünmezlik sorununu çözmek içindir: nazım hesaplar, idarenin bilanço dışı ama takip edilmesi gereken yükümlülük ve hakları göstermek için tasarlanmıştır, teminat mektubu tam bu kategoriye girer: bilançoda 'para' olarak görünmez ama idarenin elinde bir güvence olarak durduğu gerçeği kayıtlıdır. (3) Kayıtsızlık; iade sürecinde ciddi bir risk doğurur: ihale sonuçlandığında, elenen isteklilerin teminat mektupları derhal iade edilmelidir, merkezi bir kayıt yoksa, hangi mektubun kime ait olduğu, ne zaman iade edilmesi gerektiği yalnızca dosya bazlı hafızaya bağlı kalır: bu hem isteklilere karşı gecikme riski hem de süresi dolmuş ama unutulmuş mektupların varlığı riskini doğurur. (4) Düzeltme; basit ve standarttır: her geçici/kesin teminat mektubu teslim alındığında 910 hesabına kaydedilip alındı belgesi düzenlenmeli, iade/paraya çevirme anında da aynı titizlikle hesaptan çıkarılmalıdır.

Yapılacaklar: (1) Kayıt: tüm mevcut geçici teminat mektupları tespit edilip 910 hesabına geriye dönük kaydedilsin. (2) Standart prosedür: bundan sonra alınan her teminat mektubu (nakit veya mektup fark etmeksizin) teslim alındığı anda muhasebeye bildirilip kaydedilsin. (3) Alındı belgesi: her teminat mektubu için ilgilisine standart alındı belgesi düzenlenip saklansın. (4) Yılsonu kontrolü: her mali yılsonunda 910 hesabındaki tüm teminat mektuplarının güncelliği (süresi dolmuş, iade edilmesi gereken var mı) kontrol edilsin.

Uygulama önerisi: teminat işlemlerinizde tek soruluk kayıt testi uygulayın: 'elimizdeki her teminat mektubunun, muhasebede bir karşılığı (910 hesap kaydı) var mı?' Varsa teminat yönetiminiz izlenebilir durumdadır, yalnız nakit teminatlar kayıtlıysa; banka mektupları sisteminizin görünmeyen, takipsiz bir köşesinde birikiyordur; ve denetçinin ölçüsü nettir: teminat mektubu da, nakit teminat gibi, alındığı anda muhasebe kaydına girer.