Müdürlükleri sürekli vekaletle yönetmek neden bulgu?

Karşılığı, 2024 raporlarında birden çok belediyeye aynı cümlelerle yazılmış bir yönetim bulgusudur: 'yönetici personelin önemli bir kısmının GENELLİK VE SÜREKLİLİK arz edecek şekilde vekaleten atanması ve görevlendirildikleri müdürlüklerin kısa süre sonra değiştirilmesi.' Vekalet-makam tazminatı dosyasında ödeme boyutunu görmüştünüz; bu bulgu sistemin kendisini hedefler.

Hukuki çerçeve: (1) 657 m.86, vekaleti sayılı ve geçici haller için kurar: kanuni izin, geçici görev, disiplin, görevden uzaklaştırma gibi nedenlerle işinden geçici ayrılanların yerine; ayrıca boş kadroların 'lüzum görüldüğünde' vekaleten gördürülmesi, bulgunun kilit cümlesi buradan türetilir: vekalet, 'geçici ve istisnai hallerde başvurulabilecek' bir yöntemdir; 657'nin sınıflandırma, KARİYER ve LİYAKAT ilkelerine dayalı asaleten atama usulüne alternatif olacak biçimde 'genel ve uzun süreli' kullanılamaz. (2) İç kontrol boyutu (Kamu İç Kontrol Standartları, bulgunun ikinci dayanağı): kontrol ortamı; görevlerin, yetkin ve sahipli yöneticilerce, tanımlı sorumluluklarla yürütülmesini ister, sürekli vekil + sık rotasyon, tam tersini üretir: kimse hesap dönemini tamamlamaz, kurumsal hafıza taşınmaz, imza atan 'nasılsa geçiciyim' psikolojisiyle atar; bu sohbetteki onlarca bulgunun (takipsiz gelirler, kayıtsız taşınırlar, süresiz emanetler) zemin hazırlayıcısı çoğu kez bu istikrarsızlıktır. (3) Türev riskler zinciri: asil şartlarını taşımayan vekil (ÖHT-ek ödeme farkları, yargılamanın iadesi dosyasındaki konu), vekile ödenemeyecek makam-görev tazminatları, HY-GG çakışmaları (vekalet matrisi dosyası), sürekli vekalet, bordro bulgularının da anasıdır.

'Kadro işleri zor' mazereti: Görevde yükselme sınavlarının takvimi, norm kadro düzenlemeleri ve atama süreçleri elbette emek ister; ama kanun bu emeği yönetimin asli işi sayar, vekalet, o emeğin ikamesi değil, sınav-atama takvimine kadarki köprüsüdür. Köprünün yıllara yayılması, mazereti değil ihmali belgeler.

Yapılacaklar: (1) Vekalet haritası çıkarın: tüm müdürlükler, asil/vekil durumu, vekalet başlangıcı, vekilin asil şartlarını taşıyıp taşımadığı, yıl içi rotasyon sayısı. (2) Asaleten atama programı kurun: şartları taşıyanlar için görevde yükselme sınav süreci (Yönetmelik takvimiyle), duyuru-başvuru-sınav-atama zinciri; şartlı kadrolarda (zabıta-itfaiye dosyaları) özel şart kontrolüyle. (3) Vekaleti disipline bağlayın: her vekalet onayına gerekçe + öngörülen süre + asalet takvimi yazılsın; altı ayı aşan vekaletler üst yönetici gündemine otomatik düşsün; 'rotasyon' ancak yazılı ihtiyaç gerekçesiyle yapılsın. (4) Ödeme boyutunu eşzamanlı denetleyin: mevcut vekillerin bordrolarını (vekalet aylığı şartları, makam-görev tazminatı yasağı, ÖHT farkı kuralları) tarayıp yersiz kalemleri düzeltin, sistem bulgusu ile ödeme bulgusunu birlikte kapatın.

Uygulama önerisi: yönetici istihdamında tek cümlelik hedef koyun: 'vekalet bir takvimin adıdır; takvimsiz vekalet, atanmamış sorumluluktur.' Her vekilin dosyasında bir asalet tarihi yazan idare, vekaleti köprü olarak kullanıyordur; tarih yazmayan idare ise köprüde kamp kurmuştur, ve denetçi, kampın fotoğrafını her yıl aynı başlıkla raporlar.