Yapım işinde açıklama istenecek iş kalemleri nasıl belirlenir?

Sıra şudur: (1) yaklaşık maliyetin %80'lik kısmına giren iş kalemleri/gruplarını belirleyin; (2) sorgulamaya tabi tutulacak her bir iş kalemi için, açıklama istenilmeyecek analiz girdilerini mevzuata göre tespit edin; (3) bu "açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesini" sorgulama yazısının ekinde, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilere gönderin.

Kamu İhale Genel Tebliğinin yapım işlerinde aşırı düşük tekliflere ilişkin 45'inci maddesi; sorgulamanın nasıl kurgulanacağını ayrıntılı biçimde düzenler. Buna göre idare, yaklaşık maliyetin belirli bir oranını (uygulamada %80) oluşturan iş kalemlerini/gruplarını tespit eder ve açıklama bu kalemler üzerinden istenir.

Her kalem için ayrıca, analiz girdilerinden hangilerinin açıklama kapsamı dışında kalacağı belirlenir (girdinin analiz içindeki oranına göre). Bu belirleme sonucunda oluşan liste, sorgulama yazısının ekinde isteklilere verilir; böylece istekli neyi açıklayıp neyi açıklamayacağını bilir ve açıklamalar karşılaştırılabilir olur.

Kamu İhale Kurulunun 05.04.2023 tarihli, 2023/UY.II-598 sayılı kararında bu konu incelenmiştir. Kurul, tespit ettiği aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğunu belirterek; yaklaşık maliyetin %80'lik kısmına giren iş kalemleri/gruplarının belirlenmesi, sorgulamaya tabi tutulacak her bir iş kalemine yönelik açıklama istenilmeyecek analiz girdilerinin mevzuata göre belirlenmesi ve buna göre oluşturulan açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin, sorgulama yazısı ekinde teklifi sınır değerin altında kalan istekliye gönderilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi ve sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varmıştır.

Uygulama önerisi: sorgulama yazısını hazırlamadan önce iki tabloyu hazırlayın ve dosyaya koyun: (a) iş kalemlerinin yaklaşık maliyet içindeki tutar ve oranlarını, kümülatif toplamıyla birlikte gösteren tablo (%80 eşiğine kadar olan kalemleri işaretleyin); (b) seçilen her kalem için analiz girdileri ve oranları, açıklama istenmeyecek girdiler işaretlenmiş halde. Yazının ekine açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesini koyun ve tüm ilgili isteklilere aynı eki gönderin. Paçal ve özel pozlarda analiz formatını da ekleyin. Bu hazırlık yapılmadan gönderilen sorgulama yazıları, itirazen şikayette yenilenmek üzere geri dönüyor ve süreç uzuyor.