Teknik şartnamedeki ürün tanımı ne kadar ayrıntılı olmalı?

Ölçüt şudur: teknik kriterler verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olmalı, rekabeti engelleyici hususlar içermemeli ve fırsat eşitliğini sağlamalıdır. Çok spesifik ürün tanımları yerine, etken madde bazlı daha geniş aralıklar ve fonksiyonel performans kriterleri kullanmak, piyasadaki daha fazla ruhsatlı ürünün ihaleye katılımını mümkün kılar.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun "Şartnameler" başlıklı 12'nci maddesinde; ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanacağı; alınacak malın teknik kriterleri ve özelliklerinin, ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamede düzenleneceği; bu teknik kriterlerin ve özelliklerin verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve fırsat eşitliğini sağlaması gerektiği hükme bağlanmıştır.

Bir tanımın "ayrıntılı" olması tek başına aykırılık değildir; sorun, ayrıntının ihtiyacın karşılanmasıyla ilgisi bulunmadan ürün yelpazesini daraltmasıdır. Bu değerlendirme çoğu zaman teknik uzmanlık gerektirir ve Kurul da bu tür uyuşmazlıklarda akademik kuruluşlardan teknik görüş almaktadır.

Kamu İhale Kurulunun 24.06.2026 tarihli, 2026/UM.II-1736 sayılı kararında; bir belediyenin ilaçlama ve dezenfeksiyon işinde kullanılacak biyosidal ürün ve ekipman alımı ihalesinde bu konu incelenmiştir. Kurul, Kanunun 12'nci maddesindeki esasları aktardıktan sonra; akademik kuruluşun teknik görüş yazısında belirtildiği üzere, Teknik Şartnamede yer alan bazı biyosidal ürün tanımlarının oldukça spesifik teknik kriterler içerdiğini; bu ürün tanımlarının, etken madde bazlı daha geniş aralıklar ve fonksiyonel performans kriterleri kullanılarak düzenlenmesi halinde piyasadaki daha fazla ruhsatlı ürünün ihaleye katılımının mümkün olabileceğini belirleyerek, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varmıştır.

Uygulama önerisi: teknik şartnameyi "ne istiyorum" değil "hangi sonucu istiyorum" mantığıyla yazın: ürünün etken maddesini bir aralık olarak belirtin, performansı ölçülebilir bir kriterle (etkinlik oranı, uygulama süresi, kalıcılık, güvenlik sınıfı) tanımlayın. Yazdıktan sonra piyasa taraması yapın: bu tanımı kaç ruhsatlı ürün karşılıyor? Cevap birkaç ürünse tanımı gevşetin. Marka, model ve patentli formülasyonlara işaret eden ifadelerden kaçının. Uzmanlık gerektiren alanlarda (biyosidal, tıbbi cihaz, laboratuvar, yazılım) şartnameyi üniversite veya meslek kuruluşuna okutup görüş alın ve yazıyı dosyaya koyun; bu, hem daha iyi bir şartname hem de itiraz halinde güçlü bir savunma sağlar. Değişiklik talebi haklıysa zeyilname ile düzeltin; ihale sonrası bu aykırılık iptalle sonuçlanır.