Peşin ödenen çok yıllı giderleri hangi hesapta izleriz?

Doğru değil. Peşin ödenen ancak gelecek aylara/yıllara ait olan giderler, ödeme yılında tamamen giderleştirilmez; 180-Gelecek Aylara Ait Giderler ve 280-Gelecek Yıllara Ait Giderler hesaplarında izlenir ve ait olduğu dönemlerde gidere dönüştürülür. Bu, dönemsellik kavramının gereğidir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde; 180-Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabının, içinde bulunulan dönemde ortaya çıkan ancak gelecek aylara ait olan peşin ödenmiş giderler ile duran varlıklar ana hesap grubundaki gelecek yıllara ait giderler hesabında kayıtlı tutarlardan tahakkuk zamanına bir yıldan az süre kalanların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir. 280-Gelecek Yıllara Ait Giderler Hesabı ise, peşin ödenen ve gelecek yıllara ait olan giderlerin izlendiği hesaptır.

İşleyiş şöyledir:

1. Ödeme yapıldığında tutarın tamamı, ilgili döneme göre 180 ve/veya 280 hesaba kaydedilir.
2. Her dönem sonunda, o döneme düşen kısım 630-Giderler Hesabına aktarılır.
3. 280 hesapta izlenen tutarlardan tahakkuk zamanına bir yıldan az kalanlar, yıl sonunda 180 hesaba aktarılır.

Tutarın tamamının ödeme yılında gider yazılması; o yılın faaliyet sonucunu olduğundan kötü, izleyen yılların sonucunu ise olduğundan iyi gösterir. Ayrıca bilançoda idarenin peşin ödenmiş hakları görünmez.

Bu duruma en sık; çok yıllı sigorta poliçeleri, yıllık/çok yıllık yazılım lisans ve bakım bedelleri, peşin ödenen abonelik ve üyelik bedelleri ve peşin kira ödemelerinde rastlanır.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediye tarafından 180-Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabı ile 280-Gelecek Yıllara Ait Giderler Hesabının kullanılmadığı, bunun yerine ödeme tarihi itibarıyla 630-Giderler Hesabının kullanıldığı görülmüştür. Sonuç bölümünde; ödenmiş olan sigorta poliçeleri gibi dönemler itibarıyla takip edilecek peşin ödemelerin, dönemsellik kavramı gereği ait olduğu yıllara göre giderleştirilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: ödeme evrakında hizmetin kapsadığı dönemi (başlangıç-bitiş tarihi) zorunlu alan haline getirin; dönemi bir aydan uzun olan peşin ödemeler otomatik olarak bu hesaplara yönlendirilsin. Her ay sonunda, 180 hesaptan o aya düşen tutarı gidere aktaran bir rutin tanımlayın. Yıl sonunda 280 hesaptan bir yıldan az kalanları 180'e aktarın. Sözleşme ve poliçe listelerinizi muhasebe biriminde tutun; dönem bilgisi olmadan bu hesaplar işletilemiyor. Aynı mantığın gelir tarafında da geçerli olduğunu (peşin tahsil edilen ve gelecek dönemlere ait gelirler) gözden kaçırmayın.