Geçici teminat mektuplarını muhasebe birimine teslim etmeli miyiz?

Gerekir. İhale sonrasında ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin teminat mektupları muhasebe birimine teslim edilir; diğer isteklilerin teminatları ise hemen iade edilir.

4734 sayılı Kanuna göre gerçekleştirilen ihalelere ilişkin tip idari şartnamelerin "Geçici Teminatın İadesi" başlıklı maddelerinde; ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektuplarının ihaleden sonra saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine teslim edileceği, diğer isteklilere ait teminatların ise hemen iade edileceği hükme bağlanmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 434'üncü maddesinde ise; 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabının, muhasebe birimlerine teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektuplarının izlenmesi için kullanılacağı düzenlenmiştir.

Bu düzenin üç ayrı faydası vardır:

1. İzlenebilirlik, hangi mektubun elde olduğu, tutarı ve geçerlilik süresi muhasebe kayıtlarından görülür.
2. Güvenli saklama, kıymetli evrak niteliğindeki mektuplar, saklama sorumluluğu tanımlı bir birimde durur.
3. Zamanında iade veya nakde çevirme, süresi dolan veya iade edilmesi gereken mektuplar takip edilebilir; gelir kaydedilmesi gereken hallerde de banka nezdinde işlem yapılabilir.

Mektupların ihale biriminde kalması halinde bunların hiçbiri sağlanamaz; en sık karşılaşılan sonuç, iade edilmemiş ve süresi dolmuş mektupların dosyalarda unutulmasıdır.

Sayıştay'ın 2022 yılı denetim raporlarından birinde; ihaleler kapsamında alınan geçici teminat mektuplarının muhasebe birimine teslim edilmediği görülmüştür. Sonuç bölümünde; 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılan ihaleli işlerde alınan geçici teminat mektuplarının muhasebe birimine gönderilmesi ve bu birimin söz konusu mektupları ilgili muhasebe hesaplarına kaydetmesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: ihale komisyonu kararı kesinleştiğinde iki işlemi aynı gün yapın, kazanan ve ikinci sıradaki isteklinin mektuplarını tutanakla muhasebeye teslim edin, diğerlerini iade edin ve iade tutanaklarını dosyada saklayın. Muhasebe biriminde teminat mektubu takip defteri tutun: mektup numarası, banka, tutar, geçerlilik tarihi ve hangi ihaleye ait olduğu görünsün. Sözleşme imzalandığında kazanan isteklinin geçici teminatı iade edilir ve yerine kesin teminat alınır; bu geçişi de kayıt üzerinde izleyin. Süresi dolmak üzere olan mektuplar için uyarı kurun, teminatsız kalmak, en pahalı ihmallerden biridir.