Prosedür Oluşturulması ve Yönetim Danışmanlığı

İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan “prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi” başlıklı 8 no.lu standart gereği, faaliyetler ile mali karar ve işlemler için gerekli yazılı prosedürler ve bu alanlara ilişkin düzenlemeler hazırlanmalı, güncellenmeli ve ilgili personelin erişimine sunulmalıdır.

Yukarıda anılan standardın gereğini yerine getirmek amacıyla, süreçler üzerinden bir analiz yapılmalı ve süreçlere ilişkin dışsal mevzuat bir mevzuat analiz raporuyla ortaya konulduktan sonra, sürecin daha etkin yürütülmesi için gerekli olan içsel mevzuatlar belirlenmelidir.

Mevcut durum analizini takiben öngörülen mevzuatın hazırlıkları için bir çalışma planı hazırlaması ve bu zaman planında, hangi alt mevzuatın, hangi prosedür formatında (yönetmelik, yönerge, genelge, iç genelge vb.), hangi birimin sorumluluğunda ve hangi zaman planında hazırlanacağını bir rapor ekinde Başkanlık makamına sunması ve bu çalışma planının bir olur haline getirilmesi gereklidir. Sonrasında bu çalışma planına sıkı sıkıya bağlı kalınarak çalışmalar eylem planı revizyon dönemi sonuna kadar tamamlanmalıdır.

Danışmanlık Hizmetinin Kapsamı

Değişen mali yönetim ve iç kontrol sistemiyle, uluslararası standartlara ve AB normlarına uygun hale getirmek, vatandaşlara daha kaliteli ve şeffaf hizmet sağlanması amacıyla üst-orta düzey yöneticiler ile süreç sahiplerinin katılımıyla “Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı” kapsamında prosedür yönetimine ilişkin sunulacak eğitim, danışmanlık desteğinin sağlanmasına yönelik hizmeti kapsar.

Danışmanlık Hizmetinin Amacı

Prosedür Yönetim sisteminin geliştirilmesi ve bu konuda idari kapasitenin arttırılmasına yönelik eylem planının yapılması, mevcut durum analizinin yapılması ile iş süreçlerinde ki içsel ve dışsal prosedürlerin hazırlanması amacıyla iş bu danışmanlık hizmetinin amacını oluşturmaktadır.

Görevlerimiz

Yapılacak çalışma kapsamında oluşturulacak çıktıların, mevzuata uygun idare açısından verimli olacak biçimde hazırlanmasını sağlamak. Bu amaçla, yapılacak faaliyetleri detaylı olarak planlamak ve planı iş başlangıcında idareye sunmak; idarenin Süreç proje ekibinin çalışmalarını yönlendirmek; yapılacak faaliyetlere yönelik eğitimleri vermek; örnek dokumanlar üzerinden uygulamalı toplantı ve görüşmeler yapmak; çalışmalar esnasında açığa çıkacak bilgi ihtiyacını derhal gidermek; yapılan her türlü çalışmayı (eğitim, toplantı, görüşme vb.) tutanak altına alıp dosyalamak ve bu dosyayı çalışma sonunda idareye teslim etmek, çalışmalarla ilgili idareye aylık yazılı raporlama sunmak; aksamalara mahal vermeden tüm iş ve işlemleri yürütmek en temel görevlerimiz arasında yer almaktadır.

Danışmanlık Hizmetinin İçeriği

• Prosedür yönetim sisteminin geliştirilmesi ve bu konuda idari kapasitenin arttırılmasına yönelik mevcut eylem planının güncellenmesi, mevcut durum analizinin yapılması belirtilen çıktıların oluşturulmasıdır.
• Prosedür yönetim sistemi alt yapısının kurulması için aşağıdaki çalışmalar Vizyonder ’in konusunda uzman danışmanlar eşliğinde yürütülecektir.
• Mevcut durum analizinin yapılması ve analiz sonucunun raporlanması;
• Eylem planının/çalışma takviminin hazırlanması ve birimlere duyurulmak üzere idareye sunulması,
• Çalışma takvimine göre, prosedür yönetimine yönelik eylemlerin tamamlanması,
• Prosedür Yönergesinin yazılması,
• İş süreçlerinin prosedür yönetimiyle bütünleştirilmesi amacıyla;
  • İdaredeki harcama birimlerinin tüm süreçlerin (ana süreçler, alt süreçler) süreç haritalarının kontrol edilmesi,
  • Süreç yönetimine dayalı organizasyon şeması önerisi geliştirilmesi ve üst yönetimin onayına sunulması,
  • İyileştirilmiş süreç yapısına uygun olacak biçimde harcama birimlerinin çalışma usul ve esaslarını düzenleyen yönetmeliklerin güncellenmesi/hazırlanması
  • İhtiyaç duyulan süreçlere ve alt süreçlere ait yönergelerin yazılması,
  • Süreç yönetiminin uygulanmasına dair iç genelgenin yazılması,
  • Mali mevzuattaki kuralları içerir, harcama belgeleri, avans ve kredi uygulaması, mali belgelerin dosyalanması, taahhüt dosyası ve hakkediş raporu hazırlanması konularında iç genelge hazırlanması.
  • Süreçlerde yer alan adımlara ilişkin dış mevzuatın belirlenmesi ve iç mevzuatın oluşturulması.
  • Arşiv, kayıt ve imha işlemlerinin tamamlanması ve mevzuatının hazırlanması.

Hazırlanacak Dokümanlar

• Eylem Planı Hazırlanması ve Eylem Planının Uygulanmasına İlişkin Kurum İçi Kapasite Oluşturma Danışmanlığı ve Eğitim Programı Yönergesinin Oluşturulması
• Görevinden Sürekli Ayrılan Personel İşlemleri Prosedürünün Oluşturulması
• Hakkediş Raporları Prosedürünün Oluşturulması
• Harcama Yetkili Mutemedi Avans İşlemlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Yönergelerin Belirlenmesi
• Hassas Görev Prosedürleri Yönergelerinin Oluşturulması
• Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesine Dair Yönergenin Oluşturulması
• Hizmet Envanteri Genelgesinin Oluşturulması
• Hizmetiçi Eğitim Yönergesinin Oluşturulması
• İç Kontrol Çalışmaları Genelgesinin Oluşturulması
• İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması ve Eğitim İhtiyaçlarının Tespit Edilmesine Dair Prosedürlerin Belirlenmesi
• İç Kontrol Uyum Eylem Planı Rehberi Hazırlanması
• İmza Yetkileri Yönergesinin Oluşturulması
• İnternet Sitesinde Yayınlanması Zorunlu Olan Bilgilere Dair Prosedürün Oluşturulması
• İzleme Değerlendirme Sisteminin Kavramsal Çerçevesi
• Kamu Görevlilileri Etik Komisyonu Prosedürünün Oluşturulması
• Kurumsal E – Posta Kullanımı Prosedürünün Oluşturulması
• Kurumunuzun Yetki Devri Yönergesinin Oluşturulması
• Mali Belgeler Ve Dosyalama Prosedürlerinin Oluşturulması
• Mesleki Yeterlilik Formlarının Oluşturulması
• Muhasebe Yetkilisi Kontrol Formunun Oluşturulması
• Müdürlüklerin Çalışma Usul Ve Esaslarına İlişkin Yönetmelikler Ve Diğer İç Prosedürlere İlişkin Standartların Oluşturulması
• Ödenek Gönderme Prosedürlerinin Oluşturulması
• Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinin Hazırlanması
• Performans Programının İzlenmesi ve Faaliyet Raporuyla İlişkilendirilmesi
• Sosyal Yardım Yönetmeliğinin Oluşturulması
• Süreç Yönetim Genelgesinin Yayımlanması
• Taahhüt Dosyası İç Genelgesinin Oluşturulması
• Taşınır Mal İç Genelgesinin Oluşturulması
• Yönetişim Ve Yönetişim İlklerinin Oluşturulması

Konuyla ilgili eğitim ve danışmanlık talepleriniz için bize aşağıda ki iletişim bilgilerimizden ulaşabilirsiniz.

Bize Ulaşın