Arşiv Yönetimi ve Dijital Arşiv Sisteminin Kurulması Eğitim ve Danışmanlığı

Arşiv Yönetimi ve Dijital Arşiv Sisteminin Kurulması Danışmanlığı

Arşiv, en basit anlamıyla “bir devletin, bir şehrin veya bir şahsın geçmişine ait belgelerin topluluğudur.” Bir devletin, şehrin ya da kişinin, geçmişi ile bugünü arasında bağlantı sağlanması, ancak arşivlerin sağlıklı bir şekilde yönetilmesi ve korunması ile mümkün olabilir. Aynı koşul, kurumsal arşivler için de geçerlidir. Kurumsal arşivler kuruluşun ve esasında toplumun tüm kesimlerinin önemli değerlerini temsil etmektedir. Kurumun kanuni haklarının yanı sıra bireylerin de kanuni haklarının korunmasında temel unsurdur.

Günümüzde bilginin toplanması ve değerlendirilmesi, arşivlenmiş bilgilerin önem kazanmasına neden olmuştur. Belge saklanmasının, geleneksel yöntemler kullanılarak yapılması yerine günümüze uygun ve belgelere çabuk ulaşılabilmesini sağlayan yöntemlerle gerçekleştirilmesi arşivciler ve kullanıcılar açısından daha verimli olmaktadır.

Standart Dosya Planı

Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla "Standart Dosya Planı" çalışmaları başlatılmalı ve kamu kurum ve kuruluşlarının kendi ‘Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı’nı hazırlamaları gerektiği mevzuatın gereğidir.

Ayrıca; tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından ortaklaşa kullanılacak olan, kurumların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerine ait dosya planlarının da hazırlanması öngörülmüştür.

Kamu kurum ve kuruluşlarının hedefi, üstlenmiş oldukları görev ve fonksiyonları en iyi şekilde yerine getirecek verimli bir çalışma düzenini oluşturmak ve bu sayede başarılı olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili bir yönetim anlayışı ile mümkündür. Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde ise, evrak, dosya ve arşiv gibi hizmetler en önemli unsurları oluşturmaktadır.

Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme hakkı doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların teşekkülü safhasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu ise, kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir.

Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir işlem olarak görülmemiş; dosyalama işlemlerinde birimler tamamen bağımsız bırakılmıştır. Birimlerin birbirlerinden habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum içinde birlikteliği ortadan kaldırdığı gibi bilgi ve belgeye erişimi adeta imkansız hale getirmiştir.

Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;

• Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.
• Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.
• Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.
• Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturacaktır.
• Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır.
• Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır.
• Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

Standart Dosya Planı ve Dijital Arşiv Eğitim Konuları

• İlgili mevzuat ve prosedürler
• Dosyalama yönetiminin faydaları
• Dosyalama yönetimine geçilmemesinin zararları
• Dosya tasnif sistemleri
• Standart Dosya Planına Göre Dosyalama
• Dosyalama İşlemlerinde Uyulacak Kurallar
• Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
• Standart Dosya Planı Ekleri
• Evrak Birimlerinde Çalışan Personele, Evrakın Kaydedilmesi, Standartlara Uygun Bir Şekilde Sınıflandırılması,
• Arşiv Sistemine Uygun Muhafaza Edilmesi Konusunda Eğitim
• Muhafazasında Lüzum Kalmayan Evrak Malzemelerin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
• Arşiv Mevzuatı Kontrol Listeleri
• Arşiv Evrakı Tasnif ve Hazırlık İşlemleri
• Arşivlerin Dijital Ortama Aktarılması ve Sayısallaştırılması

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Eğitim Konuları

• Elektronik Belge Yönetim
• Elektronik Doküman Yönetimi
• Elektronik Belge Yönetiminin Avantajları
• Elektronik Belge Yönetiminin Sorunları
• E-Devlet
• Mevzuat
• E-İmza
• E-Yazışma
• Üst veri
• Belge Yönetimi ve Kontrolü
• Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Riskler ve Denetim Açısından Önemi
• Yasal Düzenlemeler

Resmi Yazışma Usul ve Esaslar Eğitim Konuları

Bu eğitimle resmi yazışmalarda uyulması gereken kurallar Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik paralelinde paylaşılarak uygulama hatalarının önüne geçilmesi amaçlanmaktadır.

• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
• Resmi Yazı, Resmi Belge, Resmi Bilgi, Elektronik Ortam, Belge, Dosya Planı, Yazı Alanı Gibi Tanımlar
• Resmi Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi
• Kamu Kuruluşları Kod Sistemi
• Yazı Tipi ve Karakter
• Resmi Yazıda Başlık
• Sayı ve Evrak Kayıt Numarası
• Tarih, Konu, Gönderilen Makam, İlgi, Metin, İmza, Onay, Koordinasyon, Adres, Gizli Yazılar,
• Örnek Uygulamalar

Arşiv Yönetim Danışmanlık Hizmeti Kapsamında Verilecek Hizmetler

• Arşivin fiziksel olarak oluşumu,
• Kurumun ve tüm birimlerin arşivlerinin düzenlenmesi
• Ayıklama ve imha edilme işlemleri,
• Envanterlerin hazırlanması,
• Fiziksel arşivlerin taranarak dijital ortama aktarılması,
• Dijital ortama alınan evrakların tasnif ve indeksleme işlemlerinin yapılması,
• Görevli personellere arşivleme konusunda eğitim verilmesi

Hizmetlerinden oluşmaktadır.

Tüm bu hususlar çerçevesinde; Vizyonder Eğitim ve Danışmanlık Derneği arşiv uzmanları eliyle profesyonel bir şekilde Arşiv yönetimi ve Dijital arşiv sisteminin kurulmasına yönelik eğitim ve danışmanlık hizmeti sunmaktayız.

Ayrıntılı bilgi için lütfen bizimle iletişime geçiniz.

Arşiv Konusunda Ayrıntılı Bilgi İçin Bize Ulaşın

İlgili Arama Konuları:arşiv yönetimi, arşiv danışmanlığı, arşiv tarama hizmeti, dijital arşiv eğitimi, standart dosya planı, arşiv sayısallaştırma, elektronik belge yönetim sistemi, dijital arşiv, dijital arşiv firmaları, dijital arşiv sistemi, döküman yönetim sistemi, evrak takip sistemi, dijital arşiv programı, arşiv programı, standart dosya planı kodları, dosya saklama, arşiv yönetimi ve saklama, devlet arşivleri, arşiv düzenleme nasıl yapılır, arşiv nasıl yapılır, evrak takip, arşiv yönetimi